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Pas dit, aussitôt fait!
titre original Faire avancer les choses
auteur David Allen
1 re éd. original 2001
sexe sage
langue originale Anglais
Pas dit, aussitôt fait!
Organigramme du principe logique de la collecte et de l'organisation derrière la méthode GTD

Pas dit, aussitôt fait! est un livre de David Allen, qui est un système de gestion du temps et l'organisation de leurs activités. Le titre dans la langue originale, Faire avancer les choses, Il peut se traduire par l'expression assurez-vous que les choses sont faites. Le procédé est généralement connu sous l'acronyme GTD (Ce qui est aussi un marque déposée [1]).

Le GTD suppose que les gens qui ont besoin d'effacer leur esprit dall'assillo de se rappeler les tâches, les rendez-vous et les détails. La méthode consiste à « libérer l'esprit du travail de ne pas oublier tout doit être fait « et se concentrer ainsi pleinement sur « » pour effectuer ces tâches. »

GTD est basée sur l'utilisation de la mémoire externe en tant que système « de confiance » pour garder une trace des choses à faire, et cela a été associé à la théorie de la mémoire externe et de la cognition distribuée.[2]

Après la première publication 2001, Le GTD est devenu un véritable modèle de gestion pour la gestion du temps et projets, ou, suivant la définition du même auteur: une « méthode pour gérer les engagements, l'information et la communication. »[1]

description

Les critères de base du GTD sont réusinage et la simplification des fonctions de gestion, le cycle de transmission d'informations la gestion des connaissances et les principes énoncés dans les essais Henry Mintzberg[3].
D'une certaine manière ce qui est plus d'une discipline pragmatique plus d'une méthode de travail. Le même Allen décrit sa méthode comme « bonne façon avancée », bien dit qu'il lui a fallu vingt ans pour traiter de manière cohérente.[4]

Contrairement à d'autres experts en gestion du temps, David Allen ne place pas son attention sur tâches prioritaires, mais il est recommandé de créer et gérer des listes de tâches et des actions spécifiques. Cela est nécessaire parce que notre « système de rappel » l'esprit est assez inefficace et nous rappelle rarement ce que nous devons faire, dans le moment et le lieu où nous devons.

Allen affirme que plusieurs des blocs que l'on rencontre habituellement dans la réalisation de certaines activités sont causées par un niveau insuffisant frontal (Par exemple, pour chaque projet doit préciser ce que vous voulez atteindre et quelles sont les actions spécifiques nécessaires pour l'obtenir). Il est très pratique pour supprimer toutes les entrées inutiles et de se concentrer uniquement sur celles qui sont nécessaires, puis fixer à l'avance un certain nombre d'actions que vous pouvez continuer plus tard, aucune planification.

Allen écrit dans son livre:
« Prenez tout de votre esprit. Prendre des décisions en ce qui concerne les mesures nécessaires lorsque le problème semble - pas quand il explose. Organiser des rappels de vos projets et de leurs prochaines étapes dans les catégories appropriées. Gardez votre système à jour, complète et suffisamment révisée pour donner confiance aux choix de ce que vous faites (et ce que pas vous faites) à tout moment ".

principes

Il a été observé, avec un renversement de perspective, qui en fait l'objectif final de la méthode est d'obtenir l'esprit libre et détendu, ne doit pas être organisée. L'organisation est un mal nécessaire pour effacer son esprit des essieux et des pressions quotidiennes.[5]
La manière dont Allen suggère l'organisation sont les suivants:

  • Développer une étanchéité « système de confiance » - toutes les actions doivent être enregistrées et gérées d'une certaine manière (par exemple, un bloc-notes, un système informatique, tels que Google Agenda)
  • actions de regroupement à faire - Allen propose de catégoriser les projets, mais pas pour les endroits où ces actions sont effectuées (. par exemple l'ordinateur, au supermarché, à la maison, en vacances)
  • Aucune distinction entre le travail et les tâches privées - à notre esprit cette distinction est inutile et compliquerait le travail du système
  • Suivez la règle de deux minutes - si une action peut être fait en moins de deux minutes, il doit être fait immédiatement
  • Traiter toutes les entrées - pour organiser un ou très peu de points où les lettres, les fichiers, les objets sont collectés et analysés plus tard
  • Faire une revue hebdomadaire - priorités d'examen des activités privées et professionnelles de la semaine dernière et planifier ceux de la semaine suivante

collection

Recueillir tout ce que vous devez suivre ou de se rappeler ou mettre en œuvre dans ce qui appelle une Allen seau (Littéralement un panier): une boîte physique, une boîte aux lettres, un magnétophone, un ordinateur portable, un PDA, ou une simple combinaison de ceux-ci. Faire tout ce que de votre esprit et mettre en dispositif de collecte, prêt à traiter. Toutes les listes doivent (vidés), au moins une fois par semaine.

méthode

Si vous travaillez avec une liste d'entrée, vous suivez un flux de travail strict:

Commencez par le haut
Adressage d'un élément à la fois
Ne jamais mettre quoi que ce soit sur la liste
Si un élément ne nécessite pas une action particulière.
  • stocker pour référence ultérieure
  • supprimer
  • évaluer plus tard son utilisation possible
Si un élément exige une action ...
  • sbrigarla immédiatement et fermez-le (si cela prend moins de deux minutes)
  • délégué
  • le reporter à une date précise (en pianificandola ordre du jour)
  • l'insérer dans une liste de choses à faire le plus tôt possible
Règle de 2 minutes

Lorsque vous estimez l'utilisation de moins de deux minutes pour faire quelque chose, faites-le est tout de suite dans le bon sens. Deux minutes est bien sûr une indication générale: dans la pratique, il est le temps qu'il faudrait pour planifier l'action à une autre date.

organisation

Allen décrit et recommande une série de listes (ou catégories) pour garder une trace des éléments qui nécessitent une attention:

  • les actions suivantes - Pour chaque élément qui a besoin d'attention, vous décidez quelle est la prochaine action est possible et nécessaire de porter physiquement au sujet. Par exemple, si l'élément est « projet Ecrire rapport », l'action suivante pourrait être » écrire un courrier à Paul pour la réunion minute « ou » Appelez-John pour demander aux exigences du rapport», ou quelque chose de similaire. Bien qu'il y ait de nombreuses actions et mesures nécessaires pour compléter l'élément, il y aura toujours quelque chose que vous devez faire premier les autres, et cela devrait être enregistré dans la liste des prochaines étapes. De préférence, ceux-ci sont divisés en fonction du contexte dans lequel ils peuvent être faites, comme par exemple le bureau, le téléphone, ou en stock.
  • projets - chaque anneau ouvert, qui exige plus qu'une simple action physique pour terminer, il devient un projet. Les projets sont suivis et examinés périodiquement afin de veiller à ce que chacun a un prochaine action associé et peut donc être poursuivi.
  • en attente - quand il est délégué une action à quelqu'un d'autre, ou vous attendez un événement externe avant de pouvoir poursuivre un projet, vous devez dessiner dans le système et vérifier périodiquement l'exactitude de l'évaluation de l'action ou l'envoi d'un rappel.
  • Tôt ou tard / Peut-être - des choses qui à un moment donné que vous voulez ou que vous pensez que vous faites, mais pas maintenant; Les exemples pourraient être « apprendre l'allemand », ou « vacances de plongée sous-marine. »

Même un calendrier est important de garder une trace de rendez-vous et les engagements; Cependant, Allen recommande expressément que le calendrier soit réservé à ce qu'il appelle « vue sévère » Les choses qui doivent être faites tout à fait à une date donnée, ou des réunions et des rendez-vous fixes dans le temps et le lieu. les éléments à faire Ils devraient être simplement réservés à la liste des prochaines étapes.

Une composante clé organisation finale de GTD est le système de classement. Pas dit, aussitôt fait! explique qu'un système de stockage, si vous avez besoin de l'utiliser, il doit être facile, simple et amusant. Même un seul morceau de papier, si vous avez besoin de référence, devrait mériter leur place dans la base de données ne relevant pas d'un dossier existant. La suggestion de Allen est de maintenir un système de stockage unique, organisé par ordre alphabétique pour le rendre apte à retenir et à récupérer le plus rapidement et facilement que possible les informations dont vous avez besoin.

révision

La liste des actions et des rappels seront peu utiles si vous n'êtes pas passé en revue au moins tous les jours, ou à tout moment où vous avez le temps. A évalué le temps, l'énergie et les ressources disponibles à ce moment, vous décidez quelle est la chose la plus importante à faire maintenant, et vous ne venez de terminer un examen de la liste d'actions.

Si vous êtes enclin à remettre à plus tard, vous pouvez réduire à toujours effectuer des tâches faciles et en évitant les difficiles. En tant que solution à cela, vous pouvez décider d'effectuer les actions sur la liste un par un en fonction de leur ordre, comme il est suggéré de disposer de votre boîte de réception.

Au moins une fois par semaine, la discipline GTD exige que vous passez en revue tous vos efforts importants, des projets et des rumeurs expectative, faire en sorte que toute nouvelle tâche ou événement à venir ont été introduits dans le système, et qu'il est correctement mis à jour. Allen recommande la création d'un mécanisme réactif pour aider rafraîchir la mémoire chaque semaine pour faire leurs devoirs et projets importants.

faire

Quel que soit le système d'organisation ne fonctionne pas si vous passez tout votre temps à organiser vos tâches au lieu de les transporter réellement!

L'affirmation de David Allen est que si vous pouvez le rendre simple, facile et amusant de mener des actions à prendre, vous serez moins enclins à remettre à plus tard ou devenir submergé par un trop grand nombre anneaux ouverts la chaîne d'actions et d'informations.

Les critiques

Certains observateurs ont fait remarquer que, malgré le grand succès de la méthode, il y a des documents solides et des bases scientifiques à l'appui théorique du même. Cependant, la méthode semble être compatible avec les modèles cognitifs modernes.[2]

Dans son e-book Zen To Done Leo Babauta - en proposant une version simplifiée de GTD - souligne que la méthode peut être mise en œuvre avec une relative facilité par les cadres supérieurs occupés qui ont du mal à terminer leur travail parce qu'ils interrompus sans cesse et la surcharge d'informations et engagements, mais qui peut encore les moyens de déléguer de nombreuses tâches à d'autres. En outre, selon la GTD Babauta peut-être trop complexe et pousser à se concentrer sur la tâche de catégorisation plutôt que sur leur application effective.[6]

implémentations de logiciels

Après la première publication en 2001 GTD Il est devenu un véritable « mode de pensée » qui a donné un coup de pouce considérable au développement de applications (Ou la fonctionnalité des applications existantes).

Malgré cela David Allen maintient une position neutre et recommandé de commencer à appliquer le système avec les systèmes de papier [7].

logiciel GTD

nombreux gestionnaire d'informations personnelles et des programmes gestion des tâches Ils ont été développés ou modifiés afin d'être compatible avec le système de GTD, par exemple:

Les logiciels propriétaires
Remember The Milk, OmniFocus, choses, Toodledo
open Source
shipchandler, org-mode, penser rock, taskwarrior, Tiddlywiki, nirvana, Simpletask Cloudless
Gmail, Firefox, Thunderbird et Outlook

Les utilisateurs de Gmail Les étiquettes peuvent être ajoutées pour créer des listes à faire et des projets [8]. Il y a aussi une extension pour Gmail Mozilla Firefox qui implémente une interface GTD directement sur le navigateur [9]. aussi Thunderbird Il peut être réglé pour son utilisation avec GTD [10]

De même, vous pouvez utiliser des étiquettes et des activités Microsoft Outlook [11] et Microsoft Office OneNote [12] de manière à mettre en œuvre la GTD.

notes

bibliographie

  • (FR) David Allen, Getting Things Done: L'art de la productivité sans stress, Penguin Books, 2001 ISBN 0-14-200028-0.
  • (FR) David Allen, Prêt à tout, Livres Viking, 2003 ISBN 0-670-03250-6.
  • David Allen, Pas dit, aussitôt fait!, Sperling Kupfer, 2006 ISBN 978-88-200-4109-0.
  • David Allen, Fait et bien!, Sperling Kupfer, 2010 ISBN 978-88-200-4811-2.

liens externes